Постійне зростання кількості відеозустрічей та постійний потік інформації можуть значно знизити продуктивність менеджера. Олександр Хлевнюк, директор з доходів Ideals, поділився особистим досвідом впровадження помічника зі штучним інтелектом. Ця інтеграція підвищила ефективність роботи, оптимізувала робочі процеси та дозволила отримати більше часу для прийняття рішень.
Час і зосередженість менеджера дорогоцінні та не підлягають поверненню; неправильне їх використання може призвести до значних фінансових наслідків для компанії. У певний момент я помітив зниження своєї ефективності, і традиційні методи вирішення проблем почали не давати результатів.
Дозвольте мені уточнити. Я очолюю міжнародну ІТ-фірму. Наша діяльність переважно здійснювалася онлайн ще до пандемії. Після COVID-19 частота онлайн-взаємодій різко зросла (у нашому випадку вона досягла майже 95%) і поширилася за межі лише ІТ-сектору на інші сфери.
Типовий робочий день зараз складається з нескінченної серії відеоконференцій через Zoom, Meet та Teams, часто без перерв чи можливості записати важливі деталі. До 50% важливої інформації втрачається просто тому, що немає часу на її обробку. Зустрічі часто відбуваються без можливості для ґрунтовного обговорення, на відміну від традиційного офісного середовища.
Чому б не залучити до процесу асистента? Більшість моїх дзвінків передбачають індивідуальні обговорення з керівниками, де присутність третьої сторони була б недоречною. Однак навіть під час менш конфіденційних зустрічей щоденне керування великими обсягами інформації стає непосильним. Одного разу я зіткнувся з дилемою: провести сім зустрічей поспіль чи обмежитися трьома, щоб мати час для документування їхніх результатів.
Саме тоді я зрозумів, що настав час впровадити помічника на основі штучного інтелекту у свій робочий процес. За кілька місяців він став невід'ємним компонентом моєї щоденної діяльності. Я вважаю, що мій досвід у визначенні відповідних систем та їх інтеграції в роботу буде корисним для багатьох менеджерів.
Відкрийте для себе найкращі
Сектор штучного інтелекту стрімко розвивається, з'являється все більше доступних інструментів. Однак, знайти справді ефективне рішення для конкретної потреби досить складно.
Спочатку я склав список продуктів, які часто з'являлися в професійних оглядах та обговореннях. Далі я прагнув зрозуміти, хто стоїть за цими розробками.
Для мене вкрай важливо оцінити зрілість розробника. Я дивлюся на розмір компанії, траєкторію її зростання та внутрішні процеси. Для цього я використовую LinkedIn. Він пропонує звіти, які допомагають оцінити динаміку персоналу компанії. Я використовую цей метод вже досить давно, особливо під час оцінки потенційних партнерів або підрядників.
Вибираючи ІТ-рішення, також важливо визначити, чи компанія самостійно фінансує своє зростання, чи шукає зовнішні інвестиції. Позначення останнього раунду фінансування вказує на стадію розвитку компанії — Seed (початкова стадія) або Raund A чи B (більш просунуті стадії). Ця інформація добре організована на платформі Crunchbase.
Наступний критерій стосується відгуків співробітників про Glassdoor . Це життєво важливо для розуміння внутрішньої культури. Якщо команда цінує продукт, а процеси прозорі та стабільні, це часто означає, що рішення процвітатиме, розвиватиметься та залишатиметься пріоритетом.
Під час тестування помічників на базі штучного інтелекту для управління зустрічами я дослідив близько десяти рішень, з яких лише чотири перейшли до наступного етапу — тестування з моєю командою. Це включало підключення, налаштування та пояснення логіки роботи моїм найчастіше співпрацюючим співробітникам.
Одним з моїх головних критеріїв була зручність використання. Щоб інструмент був справді ефективним, він має бути інтуїтивно зрозумілим і не вимагати спеціалізованих знань від користувача. По суті, хороший продукт штучного інтелекту повинен функціонувати як помічник, бездоганно інтегрований у повсякденні завдання, а не як гаджет для техноентузіастів.
Виберіть найкраще з найкращого
Одним із продуктів, що пройшов початковий відбір, був TL;DV . Він слугує ефективним інструментом, що вирішує широкий спектр завдань: інтеграція із Zoom, відстеження розмов, процеси продажів та підтримка клієнтів. Однак він виявився менш ефективним з точки зору управління зустрічами.
У продукті відсутні можливості відстеження та управління завданнями, а також немає опції призначення завдань або моніторингу їхнього статусу. Конкретним прикладом був випадок, коли система згенерувала звіт для зустрічі, яка так і не відбулася, оскільки основний учасник не зміг приєднатися, що призвело до завершення дзвінка через п'ять хвилин після його початку.
Тим не менш, система створила вражаюче креативний звіт: «Маркетингові завдання обговорено, плани окреслено, наступні кроки визначено». Це ознаменувало завершення тестування продукту.
Інший інструмент — Fireflies — спочатку викликав довіру. Однак пізніше стало очевидно, що система неточно розпізнавала українську мову та робила помилки під час перекладу на англійську.
Захаращений інтерфейс заважав зручності використання; йому бракувало інтуїтивності, яка є одним із моїх ключових критеріїв.
Незважаючи на наявність необхідних функцій, не було жодного зв'язку між завданнями, порядком денним та результатами — все доводилося обробляти вручну, що значно знижувало ефективність продукту.
Інша система, Fathom , мала інтерфейс, що нагадував старі термінали з чорним фоном, створюючи враження, що продукт призначений виключно для технічно підкованих спеціалістів.
Зрештою, ми обрали Fellow . Їхній унікальний продукт зосередив свою увагу на вирішенні однієї проблеми — підвищення ефективності зустрічей, не намагаючись охопити інші суміжні сфери.
Цей стратегічний вибір окупився: результатом став продукт із чіткою структурою — учасники, теми, угоди та терміни. Він був позбавлений зайвих функцій, інтуїтивно зрозумілий та готовий до використання без додаткового налаштування.
Як це функціонує
Сьогодні цифровий помічник для
